La transformación digital no solo implica adoptar nuevas tecnologías, sino también cambiar la mentalidad y hábitos de trabajo de los equipos. En
muchas pymes, el mayor reto no es técnico, sino humano: ¿cómo lograr que el
equipo abrace el cambio digital sin resistencia?
Cuando hablamos de cambio, nos referimos a pasar de un estado A – en el que
la organización se encuentra actualmente – a un estado B – en el que se
quisiera estar para superar ciertos obstáculos, carencias o problemas, o lograr
ciertas aspiraciones previamente definidas por la gerencia y/o el equipo de
trabajo.
Como en todo proceso de transformación, “lo que no se mide no se puede
mejorar”. Por ello, es importante incluir en un proceso de transformación
algunos indicadores que la misma organización puede establecer. Por
ejemplo, de manera práctica y sencilla, se podrían establecer los siguientes:
- % de la gente empleando herramientas digitales
- Número de tareas duplicadas
- Tiempo de respuesta interna en los procesos/procedimientos
- Satisfacción del equipo
Una vez hecho esto, a través de un DIAGNÓSTICO INICIAL se puede establecer
la situación de la empresa en el estado A, antes de iniciar su proceso de
transformación.
Posteriormente, será muy útil identificar los procesos fundamentales de la
organización – Mapeo de Procesos -, respondiendo a la pregunta “¿Cómo se
genera valor agregado para los clientes?”. Esta identificación de procesos
implica establecer las diversas actividades que se realizan por parte de la gente,
su secuencia y tiempos, así como los productos/servicios que con ellas se van
generando, que será el ingrediente esencial para realizar la “Innovación o
Reingeniería de los procesos”, esto es, su transformación o simplificación
empleando Tecnologías de Información para potenciarlos y realizarlos de
manera más eficiente.
En esta etapa, seguramente la organización podrá comenzar a integrar el uso
de herramientas muy sencillas y poderosas para habilitar la posibilidad de
simplificar sus procesos, permitiendo a los empleados:
- Realizar tareas repetitivas de manera automatizada
- Compartir información entre sus integrantes, sin duplicar datos, como
tampoco su procesamiento. - Estar en contacto más estrecho con clientes y proveedores,
integrándolos a los procesos empresariales
Herramientas accesibles como:
- Software de Oficina (Microsoft office, Google suites)
- Servicios de almacenamiento en la nube (MS OneDrive, Google Drive)
- Calendarios organizacionales / Contactos Institucionales (Outlook,
Google Calendar) - Correo electrónico y mensajería instantánea institucional
- Software para manejo de proyectos (Microsoft Planner, Click-Up)
Serían ejemplos de algunas de las herramientas muy accesibles que se podrían
ir integrando durante estas etapas para que de manera iterativa, por medio
de ciclos cortos y continuos de innovación, se puedan ir logrando pequeños,
pero consistentes, avances en la mejora de los indicadores de calidad
inicialmente establecidos, lo cual permitirá celebrar en grupo las victorias,
motivar al personal e integrarlo de manera más comprometida en un proceso
de transformación de largo plazo y de mayor alcance.
Será importante, al aplicar esta estrategia de cambio cultural tener en cuenta
los siguientes aspectos:
- Diagnóstico inicial: Realizar encuestas internas para conocer el nivel de
alfabetización digital. Identificar las resistencias y oportunidades. - Liderazgo ejemplar: Los directivos deberán adoptar igualmente las
herramientas digitales y promover su uso, así como comunicar
claramente el “por qué” del cambio, no solo el “cómo”. - Formación práctica: Organizar talleres internos cortos y enfocados en
casos reales, así como desarrollar manuales visuales y sesiones de
preguntas frecuentes. - Reconocimiento y retroalimentación: Premiar los avances individuales
y grupales. Así como ajustar procesos según la retroalimentación del
equipo.
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Gerardo Vilet. Ingeniero en Sistemas Computacionales con Maestría en Administración de Empresas, acumula más de 36 años de experiencia en los sectores educativo, empresarial y gubernamental. En HOMINUM Business Solutions, su enfoque principal es la innovación de procesos respaldada por las TIC, con el objetivo de mejorar la competitividad de las personas y las organizaciones.